پتہ معیاری کاری 101: فوائد، طریقے، اور نکات

پتہ معیاری کاری 101: فوائد، طریقے، اور نکات

آخری بار کب آپ کو اپنی فہرست میں موجود تمام پتے ایک ہی فارمیٹ کے مطابق ملے اور وہ غلطی سے پاک تھے؟ کبھی نہیں، ٹھیک ہے؟

ان تمام اقدامات کے باوجود جو آپ کی کمپنی ڈیٹا کی غلطیوں کو کم کرنے کے لیے اٹھا سکتی ہے، ڈیٹا کے معیار کے مسائل کو حل کرنا - جیسے کہ غلط ہجے، گم شدہ فیلڈز، یا لیڈنگ اسپیس - دستی ڈیٹا انٹری کی وجہ سے - ناگزیر ہیں۔ درحقیقت پروفیسر ریمنڈ آر پانکو نے اپنے میں شائع شدہ کاغذ نے روشنی ڈالی کہ اسپریڈشیٹ ڈیٹا کی خرابیاں خاص طور پر چھوٹے ڈیٹا سیٹس کی 18% اور 40% کے درمیان ہو سکتی ہیں۔  

اس مسئلے سے نمٹنے کے لیے، ایڈریس کی معیاری کاری ایک بہترین حل ہو سکتی ہے۔ یہ پوسٹ اس بات پر روشنی ڈالتی ہے کہ کمپنیاں ڈیٹا کو معیاری بنانے سے کس طرح فائدہ اٹھا سکتی ہیں، اور مطلوبہ نتائج لانے کے لیے انہیں کن طریقوں اور تجاویز پر غور کرنا چاہیے۔

ایڈریس سٹینڈرڈائزیشن کیا ہے؟

ایڈریس اسٹینڈرڈائزیشن، یا ایڈریس نارملائزیشن، ایڈریس ریکارڈز کی شناخت اور فارمیٹ کرنے کا عمل ہے جو پوسٹل سروس کے تسلیم شدہ معیارات کے مطابق ہے جیسا کہ ایک مستند ڈیٹا بیس میں بیان کیا گیا ہے جیسے کہ ریاستہائے متحدہ کی پوسٹل سروس (یو ایس پی ایس)۔

زیادہ تر پتے USPS کے معیار کی پیروی نہیں کرتے ہیں، جو ایک معیاری پتے کی وضاحت کرتا ہے، جیسا کہ مکمل طور پر ہجے کیا جاتا ہے، پوسٹل سروس کے معیاری مخففات کا استعمال کرتے ہوئے مختصر کیا جاتا ہے، یا جیسا کہ موجودہ پوسٹل سروس ZIP+4 فائل میں دکھایا گیا ہے۔

پوسٹل ایڈریسنگ کے معیارات

پتوں کو معیاری بنانا ان کمپنیوں کے لیے ایک اہم ضرورت بن جاتا ہے جن کے پاس پتے کی تفصیلات (مثلاً، ZIP+4 اور ZIP+6 کوڈز) یا اوقاف، کیسنگ، سپیسنگ، اور املا کی غلطیوں کی وجہ سے متضاد یا مختلف فارمیٹس کے ساتھ ایڈریس کے اندراجات ہیں۔ اس کی ایک مثال ذیل میں دی گئی ہے۔

معیاری ڈاک کے پتے

جیسا کہ جدول سے دیکھا گیا ہے، تمام پتے کی تفصیلات میں ایک یا ایک سے زیادہ غلطیاں ہیں اور کوئی بھی USPS کے مطلوبہ رہنما خطوط پر پورا نہیں اترتی ہے۔

پتہ معیاری کاری ایڈریس میچنگ اور ایڈریس کی توثیق کے ساتھ الجھن میں نہیں ہونا چاہئے. جبکہ اسی طرح کے ہیں، پتہ کی توثیق اس بات کی تصدیق کرنے کے بارے میں ہے کہ آیا پتہ کا ریکارڈ USPS ڈیٹا بیس میں موجود ایڈریس ریکارڈ کے مطابق ہے۔ ایڈریس مماثلت، دوسری طرف، دو ملتے جلتے ایڈریس ڈیٹا کو ملانے کے بارے میں ہے تاکہ یہ معلوم کیا جا سکے کہ آیا یہ ایک ہی ہستی سے مراد ہے یا نہیں۔

معیاری پتوں کے فوائد

ڈیٹا کی بے ضابطگیوں کو صاف کرنے کی واضح وجوہات کے علاوہ، پتوں کو معیاری بنانا کمپنیوں کے لیے بہت سے فوائد فراہم کر سکتا ہے۔ یہ شامل ہیں:

  • پتے کی تصدیق کرنے میں وقت بچائیں: پتوں کو معیاری بنائے بغیر، اس بات پر شک کرنے کا کوئی طریقہ نہیں ہے کہ آیا براہ راست میل مہم کے لیے استعمال کی جانے والی ایڈریس لسٹ درست ہے یا نہیں جب تک کہ میل واپس نہ کیے جائیں یا کوئی جواب نہ ملے۔ مختلف پتوں کو معمول پر لانے سے، عملے کی درستگی کے لیے سینکڑوں میلنگ پتوں کو چھاننے کے ذریعے کافی آدمی کے اوقات بچائے جا سکتے ہیں۔
  • میلنگ کے اخراجات کو کم کریں: براہ راست میل مہمات غلط یا غلط ایڈریسز کا باعث بن سکتی ہیں جو براہ راست میل مہمات میں بلنگ اور شپنگ کے مسائل پیدا کر سکتی ہیں۔ اعداد و شمار کی مستقل مزاجی کو بہتر بنانے کے لیے پتوں کو معیاری بنانا واپسی یا غیر ڈیلیور شدہ میل کو کم کر سکتا ہے، جس کے نتیجے میں براہ راست میل کے جواب کی شرحیں زیادہ ہوتی ہیں۔
  • ڈپلیکیٹ پتوں کو ختم کریں: غلطیوں کے ساتھ مختلف فارمیٹس اور ایڈریسز کا نتیجہ ان رابطوں کو دو گنا زیادہ ای میلز بھیجنے کا سبب بن سکتا ہے جو گاہک کی اطمینان اور برانڈ امیج کو کم کر سکتا ہے۔ آپ کی ایڈریس کی فہرستوں کو صاف کرنے سے آپ کی فرم کو ضائع ہونے والی ترسیل کے اخراجات کو بچانے میں مدد مل سکتی ہے۔

پتوں کو معیاری کیسے بنایا جائے؟

کسی بھی ایڈریس کو نارملائزیشن کی سرگرمی کو USPS کے رہنما خطوط پر پورا اترنا چاہیے تاکہ اس کا فائدہ ہو۔ جدول 1 میں نمایاں کردہ ڈیٹا کا استعمال کرتے ہوئے، یہ ہے کہ پتہ کا ڈیٹا نارملائزیشن پر کیسے ظاہر ہوگا۔

ایڈریس کی معیاری کاری سے پہلے اور بعد میں

پتوں کو معیاری بنانے میں 4 قدمی عمل شامل ہے۔ اس میں شامل ہے:

  1. پتے درآمد کریں: متعدد ڈیٹا ذرائع سے تمام پتے جمع کریں - جیسے ایکسل اسپریڈ شیٹس، ایس کیو ایل ڈیٹا بیسز وغیرہ - ایک شیٹ میں۔
  2. غلطیوں کا معائنہ کرنے کے لیے پروفائل ڈیٹا: اپنی ایڈریس لسٹ میں موجود غلطیوں کی گنجائش اور قسم کو سمجھنے کے لیے ڈیٹا کی پروفائلنگ کریں۔ ایسا کرنے سے آپ کو ممکنہ مسائل کے ان علاقوں کا اندازہ ہو سکتا ہے جنہیں کسی بھی قسم کی معیاری کاری سے پہلے ٹھیک کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔  
  3. USPS کے رہنما خطوط کو پورا کرنے کے لیے غلطیوں کو صاف کریں: تمام خرابیوں کا پتہ لگانے کے بعد، آپ پتوں کو صاف کر سکتے ہیں اور USPS کے رہنما خطوط کے مطابق اسے معیاری بنا سکتے ہیں۔
  4. ڈپلیکیٹ پتوں کی شناخت اور ہٹائیں: کسی بھی ڈپلیکیٹ پتوں کی شناخت کرنے کے لیے، آپ اپنی اسپریڈشیٹ یا ڈیٹا بیس میں ڈبل شمار تلاش کر سکتے ہیں یا درست یا استعمال کر سکتے ہیں۔ مبہم ملاپ اندراجات کو نکالنا۔

پتوں کو معیاری بنانے کے طریقے

آپ کی فہرست میں پتوں کو معمول پر لانے کے لیے دو الگ الگ طریقے ہیں۔ یہ شامل ہیں:

دستی اسکرپٹ اور ٹولز

صارفین دستی طور پر مختلف کے ذریعے لائبریریوں سے پتوں کو معمول پر لانے کے لیے رن اسکرپٹس اور ایڈ انز تلاش کر سکتے ہیں۔

  1. پروگرامنگ کی زبانیں: Python، JavaScript، یا R آپ کو پتہ کی درست مماثلت کی شناخت کرنے کے لیے فزی ایڈریس میچنگ چلانے کے قابل بنا سکتا ہے اور آپ کے اپنے ایڈریس ڈیٹا کے مطابق حسب ضرورت معیاری کاری کے اصول لاگو کر سکتا ہے۔
  2. کوڈنگ کے ذخیرے: GitHub کوڈ ٹیمپلیٹس اور USPS فراہم کرتا ہے۔ API انضمام جسے آپ پتوں کی تصدیق اور معمول پر لانے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔  
  3. ایپلیکیشن پروگرامنگ انٹرفیس: فریق ثالث کی خدمات جن کے ذریعے ضم کیا جا سکتا ہے۔ میلنگ پتوں کو پارس کرنے، معیاری بنانے اور درست کرنے کے لیے API.
  4. ایکسل پر مبنی ٹولز: ایڈریس اور حل جیسے YAddress، AddressDoctor Excel Plugin، یا excel VBA Master آپ کو اپنے ڈیٹا سیٹس کے اندر اپنے پتے کو پارس اور معیاری بنانے میں مدد کر سکتے ہیں۔

اس راستے سے نیچے جانے کے چند فوائد یہ ہیں کہ یہ سستا ہے اور چھوٹے ڈیٹا سیٹس کے لیے ڈیٹا کو معمول پر لانے میں جلدی ہو سکتا ہے۔ تاہم، اس طرح کے اسکرپٹس کا استعمال چند ہزار ریکارڈز سے باہر ہو سکتا ہے اور اس طرح بہت بڑے ڈیٹا سیٹس یا مختلف ذرائع میں پھیلے ہوئے ڈیٹا سیٹس کے لیے موزوں نہیں ہیں۔

ایڈریس کی تصدیق کا سافٹ ویئر

ایک آف دی شیلف ایڈریس کی تصدیق اور نارملائزیشن سافٹ ویئر بھی ڈیٹا کو معمول پر لانے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ عام طور پر، ایسے ٹولز مخصوص ایڈریس کی توثیق کرنے والے اجزاء کے ساتھ آتے ہیں - جیسے کہ ایک مربوط USPS ڈیٹا بیس - اور ان میں پتوں کو معیاری بنانے کے لیے مبہم مماثلت والے الگورتھم کے ساتھ آؤٹ آف دی باکس ڈیٹا پروفائلنگ اور کلینزنگ اجزاء ہوتے ہیں۔

یہ بھی ضروری ہے کہ سافٹ ویئر موجود ہو۔ CASS سرٹیفیکیشن USPS سے اور اس لحاظ سے مطلوبہ درستگی کی حد کو پورا کرتا ہے:

  • 5 ہندسوں کا کوڈنگ - غائب یا غلط 5 ہندسوں کا زپ کوڈ لاگو کرنا۔
  • ZIP+4 کوڈنگ - غائب یا غلط 4 ہندسوں کا کوڈ لگانا۔
  • رہائشی ڈیلیوری اشارے (RDI) - اس بات کا تعین کرنا کہ آیا پتہ رہائشی ہے یا تجارتی۔
  • ڈیلیوری پوائنٹ کی توثیق (ڈی پی وی) - اس بات کا تعین کرنا کہ آیا کوئی پتہ سویٹ یا اپارٹمنٹ نمبر تک پہنچایا جا سکتا ہے۔
  • سفر کی بہتر لائن (ایل او ٹی) – ایک ترتیب نمبر جو کہ کیریئر روٹ کے اندر ایڈ آن رینج میں ڈیلیوری کے پہلے واقعہ کی نشاندہی کرتا ہے، اور چڑھتا/نزولی کوڈ ترتیب نمبر کے اندر ڈیلیوری کے تخمینی آرڈر کی نشاندہی کرتا ہے۔ 
  • قابل مقام ایڈریس کنورژن سسٹم لنک (LACSLink) – مقامی میونسپلٹیوں کے لیے نئے پتے حاصل کرنے کا ایک خودکار طریقہ جس نے 911 ایمرجنسی سسٹم نافذ کیا ہے۔
  • سویٹLink® صارفین کو فراہم کرنے کے قابل بناتا ہے۔ بہتر کاروباری ایڈریسنگ معلومات کاروباری پتوں پر معلوم ثانوی (سوٹ) معلومات شامل کرکے، جو USPS کی ترسیل کی ترتیب کی اجازت دے گا جہاں یہ دوسری صورت میں ممکن نہیں ہوگا۔
  • اور مزید…

اہم فوائد وہ آسانی ہیں جس پر یہ مختلف سسٹمز بشمول CRMs، RDBMs اور Hadoop-based repositories اور geocode ڈیٹا کو طول البلد اور عرض بلد کی قدروں کو حاصل کرنے کے لیے اس کی تصدیق اور معیاری بنا سکتا ہے۔

جہاں تک حدود کا تعلق ہے، ایسے ٹولز کی لاگت دستی ایڈریس نارملائزیشن کے طریقوں سے کہیں زیادہ ہو سکتی ہے۔

کون سا طریقہ بہتر ہے؟

اپنی ایڈریس لسٹوں کو بڑھانے کے لیے صحیح طریقہ کا انتخاب مکمل طور پر آپ کے ایڈریس ریکارڈز، ٹیکنالوجی اسٹیک، اور پروجیکٹ کی ٹائم لائن پر منحصر ہے۔

اگر آپ کی ایڈریس لسٹ پانچ ہزار ریکارڈز سے کم ہے تو اسے Python یا JavaScript کے ذریعے معیاری بنانا ایک بہتر آپشن ہو سکتا ہے۔ تاہم، اگر بروقت طریقے سے متعدد ذرائع میں پھیلائے گئے ڈیٹا کا استعمال کرتے ہوئے پتوں کے لیے سچائی کا ایک ذریعہ حاصل کرنا ایک اہم ضرورت ہے تو CASS سے تصدیق شدہ ایڈریس معیاری کاری سافٹ ویئر ایک بہتر آپشن ہو سکتا ہے۔